Trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và cộng đồng doanh nghiệp, thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đã trở thành một khái niệm quen thuộc.

Tuy nhiên, dù nhiều người biết đến, định nghĩa về ERP vẫn còn khá mơ hồ đối với số đông. Không ít doanh nghiệp (DN) tuy cho rằng mình đã triển khai ERP, nhưng thực chất chỉ sử dụng một vài module riêng lẻ. Thậm chí, có doanh nghiệp còn sử dụng nhiều giải pháp phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau mà không có sự kết nối đồng bộ.

Vậy, nếu một công ty chỉ áp dụng một hoặc hai module đơn lẻ, liệu có thể coi đây là việc triển khai hệ thống ERP đúng nghĩa không?

1. ERP là gì?

Ba chữ cái “ERP” mang ý nghĩa rất rõ ràng, nhưng để hiểu đúng về nó, ta cần tìm hiểu sâu vào từng yếu tố:

E: Enterprise (Doanh nghiệp)

ERP không chỉ là một phần mềm riêng lẻ mà là một hệ thống tích hợp, kết nối tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp thành một nền tảng duy nhất. Điều này giúp các bộ phận như Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho hàng có thể chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng, loại bỏ tình trạng thông tin bị tách biệt giữa các bộ phận. Nhờ đó, quy trình làm việc trở nên liền mạch, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả công việc.

R: Resource (Tài nguyên)

Trong lĩnh vực kinh tế, , resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:

• Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. 
• Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
• Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
• Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định)

Hoạch định là chức năng thiết yếu trong quản lý doanh nghiệp, và ERP hỗ trợ việc này một cách tối ưu. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?

Trước hết, hệ thống ERP có khả năng tính toán và dự báo các nhu cầu phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp DN lên kế hoạch chính xác về việc cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất và khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. 

ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau.

Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

2. Khác biệt cơ bản ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm nổi bật và khác biệt lớn nhất của ERP so với các phần mềm quản lý rời rạc là tính tích hợp. Trong khi các phần mềm rời rạc chỉ phục vụ cho từng phòng ban và không thể kết nối thông tin giữa các bộ phận, ERP tích hợp tất cả các chức năng và bộ phận trong doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, giúp quá trình chia sẻ thông tin và tương tác giữa các phòng ban trở nên mượt mà.

Các phần mềm quản lý rời rạc thường yêu cầu việc truyền tải thông tin thủ công giữa các bộ phận, điều này dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ. Ngược lại, ERP giúp tự động hóa quy trình công việc, thông tin được truyền tải liền mạch và cập nhật kịp thời, từ đó nâng cao năng suất lao động và cải thiện hiệu quả quản lý.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP.

Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

• Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Mỗi module trong ERP phục vụ cho một chức năng cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Điều này giúp doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo từng giai đoạn, tùy vào nhu cầu và khả năng tài chính.
• Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

Một hệ thống đạt chuẩn ERP  là giải pháp tích hợp toàn diện, linh hoạt, tự động hóa quy trình… giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.

• Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, công trình, đơn hàng, hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
• Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Đồng thời cung cấp khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

4. ERP giúp cải thiện hoạt động kinh doanh như thế nào?

Mong muốn lớn nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện quá trình tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Với vai trò như một phần mềm hỗ trợ vô hình, ERP tự động hóa và liên kết các bước từ lúc tiếp nhận đơn hàng cho đến hoàn tất.

7 bước Order fulfillment process

Ví dụ, khi nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, mọi thông tin cần thiết như hạn mức tín dụng, lịch sử giao dịch (phân hệ Tài chính), lượng hàng tồn kho (phân hệ Kho) và lịch trình giao hàng (phân hệ Cung ứng) đều được hiển thị. Các phòng ban khác nhau có thể cùng truy cập, cập nhật thông tin và phối hợp hiệu quả hơn.

Quy trình này giúp thông tin di chuyển nhanh chóng trong hệ thống, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian giao hàng. Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng mà còn ứng dụng được trong các hoạt động kinh doanh quan trọng khác như quản lý nhân sự, tài chính, hay báo cáo doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để khai thác tối đa giá trị của ERP, công ty cần thay đổi cách làm việc và phối hợp giữa các phòng ban. Nếu không, hệ thống ERP có thể trở thành một rào cản thay vì mang lại hiệu quả như mong đợi.

5. Triển khai dự án ERP mất bao lâu?

Việc triển khai ERP không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm mà còn đòi hỏi doanh nghiệp thay đổi phương thức hoạt động và cách làm việc của nhân viên. Điều này ảnh hưởng lớn đến toàn bộ tổ chức, từ quy trình làm việc đến văn hóa doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đã vận hành hiệu quả với quy trình hiện tại (đơn hàng hoàn thành đúng hạn, năng suất cao, khách hàng hài lòng), việc triển khai ERP có thể không thực sự cần thiết. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mong muốn cải thiện và tối ưu hóa, ERP là một giải pháp đáng cân nhắc.

Nhờ vào sự phát triển của Internet và SaaS (Phần mềm dạng dịch vụ), thời gian triển khai ERP hiện nay đã được rút ngắn đáng kể, từ vài năm xuống chỉ còn vài tuần. Các giải pháp ERP dựa trên SaaS cho phép doanh nghiệp truy cập phần mềm thông qua nền tảng Web mà không cần cài đặt trực tiếp, giảm thiểu chi phí và thời gian triển khai.

Điều quan trọng không chỉ là thời gian triển khai mà còn là việc hiểu rõ lý do cần ERP và cách ứng dụng hệ thống này để cải thiện doanh nghiệp. Với cách tiếp cận đúng đắn, ERP sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển bền vững.

SaaS – Softwware as a service 

6. ERP giải quyết khó khăn gì trong công việc của bạn?

Bảy lý do chính để doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP:

Truy cập thông tin quản trị đáng tin cậy	Hệ thống ERP cung cấp thông tin quản trị chính xác và nhất quán, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Thay vì dựa vào nhiều nguồn dữ liệu rời rạc và có khả năng mâu thuẫn (như số liệu doanh thu khác nhau giữa các phòng ban), ERP đảm bảo rằng toàn bộ tổ chức sử dụng một nguồn dữ liệu chung trong thời gian thực.
Giảm lượng hàng tồn kho	Phân hệ quản lý kho của ERP giúp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác, tối ưu hóa mức tồn kho và giảm nhu cầu vốn lưu động. Điều này cải thiện hiệu quả kinh doanh và giảm lãng phí.
Chuẩn hóa thông tin nhân sự	Phân hệ quản lý nhân sự của ERP tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên, giảm thiểu sai sót và gian lận trong tính lương. Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, giúp chuẩn hóa cách theo dõi thời gian làm việc và quyền lợi nhân viên.
Công tác kế toán chính xác hơn	Phân hệ kế toán của ERP giảm thiểu sai sót so với việc hạch toán thủ công, hỗ trợ kiểm toán nội bộ và quản lý cao cấp kiểm tra số liệu dễ dàng hơn. Hệ thống còn giúp cải thiện kiểm soát nội bộ và tối ưu quy trình kế toán.
Tích hợp thông tin đặt hàng	ERP tự động hóa toàn bộ quy trình từ khi nhận đơn hàng đến giao hàng và xuất hóa đơn, đảm bảo thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban. Điều này giúp theo dõi đơn hàng và phối hợp công việc giữa các bộ phận dễ dàng hơn.
Tăng hiệu suất sản xuất	Phân hệ hoạch định sản xuất giúp nhận diện và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình sản xuất. Hệ thống ERP đảm bảo việc lập kế hoạch chính xác, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Quy trình kinh doanh được chuẩn hóa	ERP yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh, từ đó phân công công việc hiệu quả và giảm thiểu rủi ro vận hành. Ví dụ, thời gian đóng sổ tài chính cuối năm có thể giảm đáng kể nếu sử dụng ERP.

Lợi ích thực tiễn: Nghiên cứu cho thấy ERP giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 15 ngày xuống 2 ngày, cải thiện dịch vụ khách hàng từ 50% – 90%, gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.

7. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của bạn? 

Đây là một câu hỏi khó mà các doanh nghiệp thường đặt ra khi cân nhắc triển khai ERP. Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu các quy trình hiện tại có thể phù hợp với gói ERP tiêu chuẩn trước khi tiến hành ký hợp đồng và triển khai hệ thống. Trên thực tế, một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến nhiều công ty từ bỏ các dự án ERP, dù giá trị hàng triệu đô, là do phần mềm không hỗ trợ được các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ.

Với tình huống này, doanh nghiệp thường có hai lựa chọn:

1. Thay đổi quy trình kinh doanh để phù hợp với phần mềm. Điều này đòi hỏi phải từ bỏ cách thức làm việc quen thuộc, đã gắn bó nhiều năm.
2. Tùy chỉnh phần mềm để đáp ứng quy trình hiện tại. Tuy nhiên, cách này có thể gây ra sự trì trệ trong dự án, gia tăng rủi ro về lỗi trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP sẽ khó khăn vì những tuỳ chỉnh (customization) có thể không tương thích với phiên bản mới.

Chi phí thật sự của dự án ERP

Để triển khai một dự án ERP, phạm vi và chi phí có thể khiến nhiều CFO phải cân nhắc kỹ lưỡng. Ngoài chi phí phần mềm, các khoản đầu tư lớn khác bao gồm: tư vấn, sắp xếp lại quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và đào tạo người dùng.

Những rủi ro tiềm ẩn khi lập ngân sách thiếu sót:

• Chi phí đào tạo và điều chỉnh quy trình mới cho nhân viên thường bị đánh giá thấp.
• Việc tích hợp dữ liệu và chỉnh sửa báo cáo cũ cũng có thể phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Nếu không hoạch định chiến lược chặt chẽ, chi phí dự án có thể tăng vọt ngoài tầm kiểm soát.

8. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền? 

Meta Group đã khảo sát tổng chi phí sở hữu (TCO) của ERP, bao gồm phần mềm, phần cứng, dịch vụ tư vấn và chi phí nhân sự nội bộ trong 2 năm đầu triển khai. Kết quả từ 63 công ty thuộc nhiều ngành nghề cho thấy:

• TCO trung bình: 15 triệu USD.
• TCO thấp nhất: 400.000 USD.
• TCO cao nhất: 300 triệu USD.

Mặc dù mức chi phí này có vẻ cao, nhưng với những doanh nghiệp áp dụng thành công ERP, lợi ích mang lại hoàn toàn xứng đáng. Điều này chứng minh rằng, khi được triển khai và vận hành đúng cách, ERP không chỉ là khoản đầu tư mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả.

9. Ngân sách đầu tư cho ERP cần được lập thế nào?

Tại các thị trường phát triển, việc lập ngân sách cho công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phần quen thuộc trong chiến lược quản lý của doanh nghiệp (DN). Đầu tư vào hệ thống ERP không phải là khoản chi một lần, mà yêu cầu DN xây dựng lộ trình dài hạn, với ngân sách rõ ràng để mở rộng và nâng cấp hệ thống theo thời gian. Thay vì chỉ dựa vào tỷ lệ đầu tư so với doanh thu, DN thường chú trọng đánh giá hiệu quả thông qua chỉ số ROI (Return On Investment) – tức sau bao lâu lợi ích thu được từ ERP sẽ bù đắp được chi phí đầu tư.

Tại Việt Nam, việc xác định ROI chính xác không hề đơn giản, nhưng đây là bài toán kinh doanh cơ bản. Nếu DN xác định được mục tiêu đầu tư và có đủ thông tin về giải pháp ERP, họ có thể dễ dàng xây dựng ngân sách phù hợp để sở hữu một hệ thống quản lý toàn diện, hiện đại. Ngoài việc chọn nhà cung cấp giải pháp đáng tin cậy, vai trò của nhà tư vấn triển khai là cực kỳ quan trọng. Họ sẽ hỗ trợ DN xây dựng lộ trình hợp lý, không chỉ cho việc triển khai ERP mà còn cho chiến lược CNTT tổng thể.

10. Bao lâu DN sẽ thấy lợi ích từ ERP và mức lợi ích là bao nhiêu?

ERP không phải là công cụ “cách mạng hóa” kinh doanh ngay lập tức, mà là giải pháp cải tiến hoạt động nội bộ của DN. Việc tối ưu hóa cách làm việc bên trong công ty cần sự kiên trì, nhưng thành quả sẽ xứng đáng.

Theo nghiên cứu của Meta Group trên 63 công ty, cần khoảng 8 tháng sau khi vận hành hệ thống ERP để bắt đầu thấy được lợi ích rõ rệt, trong khi thời gian triển khai trung bình của dự án là 31 tháng. Tuy nhiên, lợi ích hàng năm ERP mang lại là rất đáng kể, với mức tiết kiệm trung bình đạt 1,6 triệu USD. Điều này khẳng định rằng, ERP là một khoản đầu tư dài hạn có giá trị bền vững cho DN.