Nguồn tài liệu: Ian McCue | Quản lý nội dung cấp cao tại Oracle Netsuite

SaaS ERP là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoạt động trên trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp ERP, thay vì trên các máy chủ và hạ tầng của tổ chức mua hệ thống (được gọi là ERP on-premises), cho phép người dùng cuối của công ty truy cập phần mềm qua internet.

Khảo sát SaaSPath mới nhất của IDC cho thấy sự ưu tiên mạnh mẽ – đến 74% khách hàng ERP trong số 1.915 tổ chức tham gia khảo sát – cho một bộ ứng dụng tích hợp loại bỏ việc bảo trì các hệ thống ERP on-premises.

Phần mềm ERP được cung cấp dưới mô hình dịch vụ “as-a-service” để đáp ứng nhu cầu loại bỏ việc bảo trì các hệ thống on-premises này. Phần mềm SaaS ERP do nhà cung cấp phần mềm quản lý và lưu trữ trên đám mây. So với ERP on-premises, mô hình này có thể giảm chi phí CNTT và chi phí phụ trợ trong khi vẫn đảm bảo tất cả người dùng luôn sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất.

1. ERP là gì?

Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trở nên phổ biến vào những năm 1990 và 2000 khi các doanh nghiệp nhận ra rằng họ có thể nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa và cải thiện quyết định bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan trên toàn bộ tổ chức.

Ngày nay, các hệ thống ERP tích hợp và tự động hóa các chức năng tài chính và vận hành quan trọng trong doanh nghiệp và cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất từ các nguồn như sổ cái tổng hợp (GL), tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương và báo cáo tài chính. Các hệ thống ERP hiện đại cũng cung cấp quản lý tồn kho, đơn hàng và chuỗi cung ứng và hỗ trợ mua sắm, sản xuất, phân phối và hoàn thiện đơn hàng.

Các công ty có thể chọn bao gồm phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và khả năng thương mại điện tử.

Ngày nay, khả năng báo cáo và phân tích theo thời gian thực mà ERP cung cấp rất quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình.

Các loại hệ thống ERP: Hiện nay, có hai mô hình triển khai chính cho ERP:

• ERP on-premises được lưu trữ trên các máy chủ riêng và do các nguồn lực CNTT chuyên dụng quản lý. 
• Cloud ERP, bao gồm cả SaaS, là loại triển khai phát triển nhanh nhất theo IDC và theo cạnh đó là một vài lợi thế nổi trội.

2. Cloud ERP là gì?

Cloud ERP là bất kỳ triển khai nào được lưu trữ từ xa tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp thương mại và được cung cấp qua internet. Giống như các dịch vụ đám mây khác, người dùng truy cập phần mềm Cloud ERP qua trình duyệt web.

Các triển khai đám mây có thể là Một người dùng (single-tenant) hoặc Nhiều người dùng (multi-tenant).

• Trong mô hình single-tenant, một doanh nghiệp có một phiên bản phần mềm riêng biệt chạy trên phần cứng chuyên dụng, mang lại quyền kiểm soát nhiều hơn đối với việc tùy chỉnh và nâng cấp. Tuy nhiên, chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cho việc thiết lập và bảo trì, và điều này khá tốn kém.
• Với mô hình multi-tenant, nhiều công ty chia sẻ một phiên bản phần mềm và cơ sở hạ tầng chung, tuy nhiên dữ liệu của mỗi khách hàng được lưu trữ, bảo mật riêng biệt và phải đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn về bảo mật. Cloud ERP multi-tenant cung cấp cho tất cả người dùng các chức năng giống nhau và tất cả khách hàng nhận được các bản cập nhật và nâng cấp đồng thời. Nó thường có chi phí hợp lý hơn, dễ dàng tích hợp và yêu cầu ít sự quản lý từ nhóm CNTT của công ty.

3. SaaS ERP là gì?

SaaS ERP là một phần của Cloud ERP, mặc dù các thuật ngữ này đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau.

Các sản phẩm Cloud, khi triển khai dưới dạng hệ thống multi-tenant, được gọi là Software-as-a-service (SaaS). Giống như các sản phẩm SaaS khác, SaaS ERP được quản lý bởi nhà cung cấp phần mềm. Nó chủ yếu sử dụng mô hình multi-tenant, nghĩa là khách hàng của nhà cung cấp chia sẻ một phiên bản phần mềm và sử dụng cùng một cơ sở hạ tầng.

Khi quyết định mô hình nào là tốt nhất cho doanh nghiệp, các lãnh đạo từ tài chính và CNTT, và có thể là bán hàng và nhân sự, nên ngồi lại và thực hiện một vài các phân tích. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét.

3.1. Chi phí SaaS ERP

Như tên gọi, SaaS ERP là dịch vụ đăng ký, và các nhà cung cấp tính phí khách hàng theo tháng hoặc hàng năm.

Việc sử dụng SaaS ERP sẽ giúp cho chi phí cho CNTT thấp hơn. Ngoài khoản tiết kiệm do không phải mua phần cứng để chạy một phiên bản riêng của hệ thống, doanh nghiệp không cần một đội ngũ CNTT lớn để bảo trì và bảo mật phần mềm hoặc một trung tâm dữ liệu để lưu trữ.

Nhiều nhà cung cấp SaaS ERP tính phí theo người dùng, trong khi những nhà cung cấp khác có giá theo cấp bậc dựa trên quy mô công ty và các nguồn lực cần thiết. Dù theo hình thức nào, chi phí sử dụng thường sẽ tăng khi tổ chức phát triển hoặc áp dụng thêm các module.

3.2. Triển khai SaaS ERP

Thông thường, một hệ thống SaaS ERP sẽ được triển khai nhanh hơn so với việc bắt đầu từ đầu với phần mềm on-premises. Lợi ích này đến từ việc doanh nghiệp không cần thiết lập máy chủ hoặc cấu hình máy tính và điện thoại thông minh để truy cập ERP. Hơn nữa, việc tích hợp các hệ thống bổ sung như CRM sẽ dễ dàng hơn nếu các giải pháp này cũng ở trên nền tảng đám mây, và càng dễ dàng hơn nếu chúng đến từ cùng một nhà cung cấp.

3.3. Lợi thế của SaaS ERP

Có lý do tại sao SaaS ERP trở nên phổ biến – nó cung cấp những lợi ích của Cloud ERP đã đề cập ở trên và hơn thế nữa. Các lợi thế của SaaS ERP so với ERP on-premises hoặc Cloud ERP single-tenant bao gồm:

• Chức năng sẵn có cho các chức năng kinh doanh chính như kế toán, tồn kho, đơn hàng và quản lý hồ sơ khách hàng.
• Không cần cấu hình máy chủ hoặc đầu tư vào cơ sở hạ tầng bổ sung khi doanh nghiệp phát triển.
• Các bản nâng cấp tự động từ nhà cung cấp (thường là nhiều lần mỗi năm) giúp tất cả người dùng luôn sử dụng các tính năng mới nhất.
• Giao diện hiện đại và thân thiện với người dùng.
• Mô hình bảo mật và hiệu suất đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt đồng thời đảm bảo quyền riêng tư.

3.4. Nhược điểm của SaaS ERP

Có những hạn chế của SaaS ERP so với ERP on-premises hoặc Cloud ERP single-tenant mà có thể là trở ngại đối với một số công ty, chẳng hạn như:

• Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu, điều này có thể không đáp ứng yêu cầu của một số tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có tiêu chuẩn quy định hoặc tuân thủ nghiêm ngặt.
• Chi phí thuê bao hàng tháng tích lũy theo thời gian và sẽ tăng khi doanh nghiệp phát triển và thêm nhiều dữ liệu và người dùng. Tuy nhiên, các chi phí này là chi phí hoạt động (OPEX) và có thể dự đoán nếu công ty có quy trình kiểm soát việc sử dụng.

4. Phân biệt SaaS ERP vs On-Premises ERP

Mặc dù ERP On-Premises và SaaS ERP khác nhau ở nhiều phương diện, nhưng mục tiêu là giống nhau – Tạo ra một cơ sở dữ liệu thống nhất với toàn bộ thông tin và quy trình của công ty. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, một hệ thống ERP có thể lấy dữ liệu từ:

• Các ứng dụng quản lý nguồn nhân lực (HCM)
• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM), kỹ thuật, thương mại điện tử, bán hàng và tiếp thị.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

On-Premises ERP là mô hình ERP truyền thống, phần mềm được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. So sánh với SaaS ERP, On-Premises ERP có những điểm khác biệt:

Tiêu chí	SaaS ERP	On-Premises ERP
Vị trí	Lưu trữ trên đám mây của nhà cung cấp	Cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp
Chi phí	Thấp hơn, thanh toán theo thuê bao	Cao hơn, đầu tư ban đầu lớn
Quản lý	Do nhà cung cấp đảm nhiệm	Do doanh nghiệp tự quản lý
Cập nhật	Tự động bởi nhà cung cấp	Do doanh nghiệp tự thực hiện
Bảo mật	Do nhà cung cấp chịu trách nhiệm	Do doanh nghiệp tự đảm bảo

5. Trường hợp ứng dụng và tiềm năng của SaaS ERP

Nhiều doanh nghiệp trẻ hoặc đang tăng trưởng nhanh lựa chọn SaaS ERP nhờ chi phí ban đầu thấp hơn. Lãnh đạo các công ty này thường cho rằng mô hình On-Premises hoặc các giải pháp cloud không phải SaaS tiêu tốn nhiều tài nguyên và không phải cách tối ưu để sử dụng nguồn lực. Quyết định này hợp lý khi doanh nghiệp muốn tập trung vào cải thiện sản phẩm, dịch vụ và giữ chân khách hàng, đồng thời giao việc quản lý hệ thống CNTT không cốt lõi cho bên cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, các nhà cung cấp SaaS cũng cung cấp khả năng mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển và các module để đáp ứng các trường hợp sử dụng và nhu cầu thay đổi.

Những công ty khác coi phần mềm SaaS là lựa chọn tốt nhất để thay thế các hệ thống cũ tốn nhiều công sức bảo trì. Đây thường là các doanh nghiệp lâu đời đã sử dụng cùng một hệ thống ERP tự phát triển hoặc cũ trong nhiều thập kỷ. SaaS ERP cung cấp cho các tổ chức này một con đường nhanh chóng để hiện đại hóa và có thể giảm chi phí CNTT và những đau đầu về bảo trì.

6. SaaS ERP và chuyển đổi số

ERP là phần mềm nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình tự động hóa quy trình và ra quyết định dựa trên dữ liệu của doanh nghiệp. Vì ERP cung cấp nguồn thông tin thống nhất cho toàn bộ tổ chức, đây thường là hệ thống đầu tiên mà các doanh nghiệp muốn nâng cấp khi bắt tay vào chuyển đổi số.

Chuyển đổi sang SaaS ERP là bước đi hợp lý cho các doanh nghiệp mong muốn tận dụng các tiến bộ công nghệ, cải thiện hiệu suất, nâng cao trải nghiệm khách hàng và thay thế các hệ thống On-Premises lỗi thời. Theo một báo cáo của IDC vào tháng 6/2023, thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến đạt 32,6 tỷ USD vào năm 2024, tăng từ 28,3 tỷ USD năm 2019, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) là 2,9%.

Đáng chú ý hơn, IDC dự đoán tỷ lệ sử dụng cloud ERP sẽ tăng đáng kể, từ 26,4% năm 2019 lên 48,4% vào năm 2024, nhờ sự phát triển của các sản phẩm ERP phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. SaaS ERP không chỉ giúp doanh nghiệp luôn cập nhật phiên bản mới nhất mà còn mở ra cơ hội tích hợp với các giải pháp cloud khác, từ CRM, HRMS đến công cụ phân tích dữ liệu. Với SaaS ERP, mọi thông tin được tập trung tại một nơi, cho phép truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet như máy tính, smartphone hay tablet.

7. Tương lai của SaaS ERP

Các nhà cung cấp ERP hàng đầu đang không ngừng mở rộng khả năng của SaaS ERP thông qua việc tích hợp các công nghệ tiên tiến như tự động hóa quy trình, phân tích nâng cao và giao diện thân thiện hơn. Điều này giúp người dùng dễ dàng khai thác thông tin mà không cần sự hỗ trợ từ đội ngũ IT.

Hơn nữa, các công nghệ mới nổi như học máy (machine learning), Internet vạn vật (IoT) và blockchain cũng đang được tích hợp vào ERP:

• Học máy: Tự động hóa các tác vụ thủ công như đối chiếu và báo cáo, tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, học máy còn có thể dự đoán nhu cầu và phát hiện các giao dịch bất thường.
• IoT: Các cảm biến và thiết bị kết nối cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng máy móc hoặc vị trí vận chuyển hàng hóa theo thời gian thực, giúp cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng.
• Blockchain: Lưu trữ thông tin giao dịch an toàn và minh bạch, đồng thời cho phép tự động hóa các quy trình như đặt hàng và lập hóa đơn. Ví dụ, nếu nhà cung cấp linh kiện, nhà sản xuất và nhà phân phối đều tham gia vào một mạng blockchain, mỗi bên có thể theo dõi sự di chuyển của một bộ phận hoặc sản phẩm và xem chuỗi quyền sở hữu.

Nhờ những lợi ích vượt trội này, SaaS ERP ngày càng khẳng định vai trò trung tâm trong tương lai của doanh nghiệp, giúp họ duy trì lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu không ngừng thay đổi của thị trường.