Trong những năm gần đây, khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning) – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc không chỉ trong giới công nghệ mà còn với các doanh nghiệp, nhà quản lý trên toàn thế giới. 

I. ERP là gì?

Hệ thống ERP liên quan đến một loạt các hoạt động của doanh nghiệp, vận hành như một “trung tâm điều phối”, tích hợp toàn bộ dữ liệu và quy trình từ kế toán, tài chính, quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, đến quan hệ khách hàng…

Mục tiêu chính của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Theo báo cáo của Panorama Consulting Solutions, việc triển khai ERP có thể giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp lên đến 20-30%, nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình và hạn chế sai sót thủ công.

Ví dụ, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty, giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư để phục vụ nhu cầu sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. 

ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. 

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý nguồn lực, ERP còn tạo ra một hệ sinh thái kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban, đơn vị thành viên, từ văn phòng đến dây chuyền sản xuất, giúp thiết lập các quy trình chuẩn hóa mà toàn bộ nhân viên trong công ty đều tuân theo. Điều này không chỉ tăng cường tính minh bạch mà còn thúc đẩy hiệu quả hợp tác nội bộ, biến ERP trở thành xương sống của doanh nghiệp hiện đại trong hành trình chuyển đổi số.

Đọc thêm: Các phân hệ chính của ERP và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp triển khai.

II. Sự khác biệt giữa các nhóm Users của NetSuite ERP

Dưới đây là bảng so sánh về Employee Users, Vendor Users, Partner Users, và Customer Users trong NetSuite ERP:

Loại User	Mô tả	Quyền hạn	Mục đích sử dụng	Đối tượng	Khác biệt chính
Employee User	Người dùng là nhân viên của tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ nội bộ liên quan đến công việc.	– Truy cập các module liên quan đến vai trò như bán hàng, kế toán, vận hành. – Không thể truy cập dữ liệu bên ngoài phạm vi công việc được giao.	Hoàn thành các công việc hàng ngày như nhập liệu, xử lý đơn hàng, tạo báo cáo.	Nhân viên bán hàng, kế toán, nhân viên vận hành.	Dành cho nhân viên nội bộ, thường có quyền giới hạn và phụ thuộc vào vai trò trong tổ chức.
Vendor User	Người dùng là nhà cung cấp, truy cập hệ thống để quản lý thông tin liên quan đến cung ứng	– Truy cập các module liên quan đến giao dịch với nhà cung cấp (Purchase Orders, hóa đơn). – Không có quyền truy cập dữ liệu nội bộ của tổ chức.	Gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán, và cập nhật trạng thái đơn hàng cung ứng.	Nhà cung cấp, đối tác cung ứng dịch vụ	Dành cho bên cung cấp bên ngoài, giúp quản lý và cập nhật các giao dịch một cách trực tiếp.
Partner User	Người dùng là đối tác kinh doanh, hợp tác chặt chẽ với tổ chức trong các giao dịch hoặc dự án.	– Truy cập các module liên quan đến giao dịch đối tác, cơ hội bán hàng hoặc dự án liên kết. – Hạn chế truy cập dữ liệu nhạy cảm hoặc riêng tư của tổ chức.	Theo dõi cơ hội kinh doanh, chia sẻ thông tin dự án, và quản lý giao dịch hợp tác.	Đối tác kinh doanh, đại lý, cộng tác viên	Dành riêng cho đối tác, cung cấp quyền truy cập linh hoạt nhưng được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo bảo mật.
Customer User	Người dùng là khách hàng, truy cập để theo dõi và quản lý các giao dịch liên quan đến họ.	– Truy cập các module liên quan đến giao dịch với khách hàng như đơn hàng, hóa đơn, thanh toán. – Chỉ có thể xem dữ liệu của riêng họ.	Xem và quản lý đơn hàng, thanh toán, trạng thái giao hàng.	Khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp	Dành cho khách hàng bên ngoài, chỉ giới hạn trong phạm vi các giao dịch liên quan đến tài khoản của họ.

1. Người dùng là nhân viên (Employee Users)

• Cấp quyền truy cập: Truy cập NetSuite được kích hoạt thông qua tùy chọn trên tab Access trong hồ sơ nhân viên.
• Phân quyền vai trò: Vai trò được gán trên tab Roles trong mục Access. Mỗi nhân viên có thể có nhiều vai trò khác nhau.
• Quản lý và điều chỉnh vai trò: Sau khi thiết lập quyền truy cập, bạn có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi vai trò được chỉ định bất kỳ lúc nào. Tab Access History ghi lại các thay đổi về vai trò.

Lưu ý quan trọng: Khi nhân viên rời khỏi công ty, quản lý cần:

• Gỡ bỏ quyền truy cập và vai trò của họ.
• Đặt ngày chấm dứt làm việc trong hồ sơ nhân viên hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn hồ sơ để tránh xuất hiện trong các lựa chọn khác trong hệ thống.

2. Người dùng là nhà cung cấp (Vendor Users)

• Cấp quyền truy cập: Kích hoạt quyền trên tab Access của hồ sơ nhà cung cấp.
• Phân quyền vai trò: Vai trò, bao gồm cả Vendor Center, được gán trên tab Roles trong mục Access.
• Quản lý vai trò: Các vai trò được chỉ định có thể thay đổi sau khi thiết lập quyền truy cập. Tab Access History lưu lại toàn bộ chỉnh sửa liên quan đến vai trò

3. Người dùng là đối tác (Partner Users)

• Yêu cầu tính năng: Để cấp quyền truy cập, cần bật các tính năng liên quan đến đối tác tại:

• Setup > Company > Enable Features, bao gồm Partner Relationship Management và các quyền truy cập nâng cao trong phần Web Presence.

• Cấp quyền truy cập: Kích hoạt tùy chọn trong tab Access của hồ sơ đối tác và gán vai trò như Partner Center hoặc các phiên bản tùy chỉnh.
• Quyền truy cập cá nhân: Liên hệ của đối tác cũng có thể được cấp quyền truy cập dựa trên địa chỉ email.

4. Người dùng là khách hàng  (Customer Users) 

• Yêu cầu tính năng: Cần bật tùy chọn Customer Access tại phần Web Presence trong Setup > Company > Enable Features. Nếu tính năng này không được bật, hồ sơ khách hàng sẽ không có tab Access.
• Cấp quyền truy cập: Kích hoạt tùy chọn trong tab Access của hồ sơ khách hàng và gán vai trò, thường là Customer Center hoặc vai trò tùy chỉnh.
• Quyền truy cập liên hệ: Các liên hệ của khách hàng cũng có thể được gán quyền truy cập dựa trên email.

III. Giá trị đem lại từ việc phân tách các nhóm Users.

1. Tối ưu hoá hiệu suất hoạt động

Việc chia tách và hỗ trợ nhiều loại Users trong hệ thống NetSuite ERP cho phép phân quyền dựa trên vai trò của từng loại user.

Với việc phân quyền rõ ràng, nhân viên chỉ tập trung vào các nhiệm vụ liên quan, trong khi khách hàng và nhà cung cấp có thể tự quản lý thông tin giao dịch. Điều này không chỉ giảm khối lượng công việc cho đội ngũ nội bộ mà còn tăng tốc độ xử lý các yêu cầu.

2. Đảm bảo bảo mật dữ liệu và kiểm soát hiệu quả

Việc chia tách người dùng giúp tổ chức kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập dữ liệu. Mỗi loại user chỉ được phép truy cập những thông tin liên quan đến vai trò của họ, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin. 

Ngoài ra, hệ thống ghi lại mọi thao tác của người dùng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và xử lý khi có vấn đề xảy ra. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho tổ chức mà còn đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như GDPR hay SOX.

3. Hỗ trợ quyết định và phân tích dữ liệu

Phân quyền người dùng giúp hệ thống thu thập dữ liệu chính xác từ nhiều nguồn khác nhau. Nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng và đối tác đóng góp thông tin ở các khía cạnh riêng, tạo nên bức tranh tổng thể cho doanh nghiệp. 

Dữ liệu được phân tích theo thời gian thực, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Khả năng này không chỉ cải thiện việc quản lý mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh nhờ vào thông tin đầy đủ và đáng tin cậy.

IV. Kết luận

Hệ thống ERP không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và tăng tính cạnh tranh. Sự linh hoạt và bảo mật trong việc phân quyền của ERP, chẳng hạn như cách NetSuite triển khai mô hình dựa trên vai trò (Role-Based Access Control), không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng mỗi thành viên trong hệ sinh thái doanh nghiệp đều có quyền truy cập phù hợp để thực hiện tốt vai trò của mình.

Đầu tư vào ERP là một quyết định dài hạn. Việc doanh nghiệp hiểu rõ hệ thống và khai thác tối đa chức năng sẽ đảm bảo không chỉ lợi tức đầu tư (ROI) cao mà còn thúc đẩy tăng trưởng bền vững trong tương lai. Hãy bắt đầu bằng việc chọn giải pháp ERP phù hợp và đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite – SuiteCloud Việt Nam, qua Email: [email protected] hoặc SĐT/Zalo: 0962.318.126 (Mr.Việt)