Khi nào Doanh nghiệp cần chuyển từ phần mềm Kế toán thông thường sang ERP?

Mất kiểm soát hàng lưu trữ là một thách thức quan trọng đối với mội doanh nghiệp ở tất cả các quy mô. Điều đó làm cho khách hàng mất thời gian chờ đợi hàng đặt, không quản lý được cung – cầu, các chi phí không cần thiết và cuối cùng là giảm lợi nhuận.

Một trong những nguyên do phổ biến nhất gây mất kiểm soát hàng lưu trữ là do chương trình kế toán đã phải làm việc quá công suất.

Vậy đâu là dấu hiệu cho thấy việc quản lý hàng lưu trữ đang vượt quá khả năng xử lý của phần mềm kế toán?

1.Theo dõi hàng hóa ở nhiều địa điểm

Việc kinh doanh sẽ trở nên phức tạp hơn khi bổ sung thêm các kênh phân phối mới. Ví dụ, các công ty bán lẻ có thể thêm một cửa hàng trực tuyến và cả hai đều có thể sử dụng một nhà kho từ nhiều địa điểm khác nhau.

Nhiều chương trình kế toán chỉ có thể quản lý hàng hóa của một nơi duy nhất. Và, một doanh nghiệp thường theo dõi tổng số hàng hóa trong chương trình kế toán và sử dụng nhiều bảng tính để theo dõi hàng hóa ở nhiều nơi.

Khi doanh nghiệp nhận được các thông tin cần thiết thì tất cả có lẽ đã quá muộn. Hàng hóa có thể tăng giảm nhanh chóng và không thể lập kế hoạch cung cầu.

Tình hình trở nên xấu đi khi một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài. Khi đó chương trình cần phải xử lý nhiều đơn vị tiền tệ – nhưng thông thường các phần mềm kế toán chỉ xử lý trong một đơn vị tiền tệ hoặc không có chức năng chuyển đổi tiền tệ tự động.

Dự trữ hàng lưu trữ gắn liền với vốn lưu động. Hàng lưu trữ quá lâu sẽ bị thải bỏ. Việc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng sẽ gây ra sự bất lợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

2. Sử dụng các phương pháp/quy trình thu phí nâng cao

Doanh nghiệp có lượng hàng lưu trữ lớn thường cần phương pháp quản lý kế toán phức tạp. Tuy nhiên, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng kết hợp ba phương pháp tính phí, bao gồm: kế toán hàng hóa FIFO (vào trước ra trước, thường dùng cho các hàng hóa dễ hỏng); chi phí theo lô (ví dụ: chế biến thực phẩm); và trung bình trọng số – theo dõi chi phí sản xuất trung bình của một sản phẩm.

Phần mềm kế toán SME thường chỉ sử dụng một phương pháp tính phí duy nhất. 
Một lần nữa, doanh nghiệp chuyển sang dùng bảng tính để bổ sung quản lý kế toán.

3. Sản xuất sản phẩm của riêng bạn

Ngay cả việc sản xuất đơn giản cũng là cả một thách thức vì không có phần mềm nào quản lý quy trình đó. Có rất nhiều chi phí – như hao phí nguyên liệu vào, hao phí lao động, được tính thêm vào giá thành sản phẩm. Ngoài ra, việc quản lý sản lượng và sản phẩm hỏng, các nhiệm vụ rườm rà dễ bị lỗi do phải làm bằng tay cũng rất khó khăn.

Sản xuất là việc mà phải theo dõi thường xuyên sự lưu thông của hàng lưu trữ của một nhà kho. Nếu không thì khó có thể lên kế hoạch tiếp theo và tích trữ hàng hóa.

4. Chuyển đổi giữa quá nhiều hệ thống

Thông thường, khi doanh nghiệp đạt đến ngưỡng giới hạn của phần mềm kế toán, họ thường giải quyết bằng cách bổ sung các phần mềm hỗ trợ hoặc các bảng tính. Một ví dụ phổ biến là bổ sung một hệ thống quản lý hàng lưu trữ như gói phần mềm MYOB.

Tuy nhiên, việc tích hợp hệ thống trên máy tính có thể là một thử thách lớn. Một doanh nghiệp có thể gặp phải việc lẫn lộn giữa hàng đống thông tin đáng ra phải được phân loại riêng lúc cập nhật. Các hệ thống khác nhau có các nguồn dữ liệu khác nhau có thể làm phức tạp hóa sự việc và làm chậm quá trình ra quyết định.

Có thể cập nhật và đối chiếu thông tin tin giữa các hệ thống một cách thủ công, nhưng không có hiệu quả cao trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh.

5. Không nắm chắc lượng hàng lưu trữ sẵn có

Đây là tình trạng thường gặp khi làm việc không rõ ràng. Chỉ có kế toán viên của công ty có lẽ mới nắm rõ được số lượng hàng lưu trữ vì họ là người chịu trách nhiệm cho việc cập nhật nhiều chương trình. Việc công khai master spreadsheet không diễn ra thường xuyên, hay việc cập nhật master spreadsheet chỉ được thực hiện một lần một ngày hay thậm chí một lần một tháng.

Việc lập kế hoạch kiểm kê hàng lưu trữ một cách hiệu quả yêu cầu nắm rõ thông tin về tất cả các đơn đặt – trả hàng. Ví dụ, bạn cần phải biết khi có sự tăng doanh thu của một sản phẩm cụ thể để có thể dự trữ thêm mặt hàng đó. Tương tự, đội ngũ bán hàng của bạn không thể hẹn ngày giao hàng với khách nếu không biết chắc được mặt hàng đó có còn hay không. Thay vì có thể giao dịch ngay thì họ sẽ cần “xác nhận với quản lý” trước khi thỏa thuận điều gì.

Các công ty quản lý hàng lưu trữ và đơn đặt của khách hàng qua sử dụng chuỗi cung ứng của đối tác cũng cần nắm rõ lượng hàng có sẵn thông qua chuỗi đó.

6. Nhận được báo cáo như những gì bạn muốn

Giá trị hàng lưu trữ có thể đóng một vai trò đáng kể trong kê khai tài chính của doanh nghiệp, và số liệu sổ sách phải khớp với số lượng thực tế trong kho.

Nếu hệ thống quản lý hàng lưu trữ không được tích hợp với bảng sao kê kế toán hoặc được chỉnh sửa thủ công, có thể phát sinh thêm nhiều lỗi gây ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty.

Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu trong suốt quá trình kinh doanh. Trong việc bảo hiểm, xác định giá trị hàng lưu trữ rất quan trọng trong việc bảo hiểm, số tiền mặt hiện có và biết mức nợ của công ty.

TẠI SAO ERP GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ HÀNG TRỮ TỐT HƠN?

Ngày nay, một doanh nghiệp có thể tích hợp nhiều chương trình điện toán đám mây từ các bên thứ ba cho phần mềm kế toán của mình, nhằm thay thế các chức năng của ERP. Tuy nhiên, ERP nói chung và NetSuite Cloud ERP lại có được những ưu điểm mà không chương trình điện toán đám mây nào của các bên thứ ba có được, giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức trong quản lý hàng dữ trữ, đặc biệt cho các doanh nghiệp bán lẻ (retail) và sản xuất (manufacturing).

Giao diện đơn và đa giao diện

Một hệ thống ERP được thiết kế tốt sẽ theo dõi toàn bộ nguồn thông tin chính quan trọng trong doanh nghiệp chỉ với một giao diện đơn.

Phần mềm kế toán đòi hỏi các doanh nghiệp phải lưu trữ thông tin tài chính và các thông tin khác trong một hệ thống kết hợp, đồng nghĩa với việc người sử dụng phải chuyển đổi giữa nhiều giao diện.

Mỗi giao diện lại yêu cầu người sử dụng phải được đào tạo vào đạo tào liên tục để có khả năng tìm ra thông tin bị lỗi mà hệ thống không tìm ra được.

Cho phép làm việc liên tục và truy cập toàn quyền

ERP có thể tùy chỉnh cho mọi loại hình quy trình công việc, điều mà các phần mềm kế toán thông thường không đáp ứng được. Ngoài ra, các phần mềm kế toán thông thường thường hạn chế truy cập, nghĩa là các nhân viên không thể xem các thông tin kinh doanh mà họ cần để ra quyết định (mua hay bán). Hoặc một công ty phải công khai các thông tin bí mật cho nhân viên để đạt hiệu quả hơn.

Cơ sở dữ liệu đơn có tính đa đồng bộ

ERP lưu trữ mọi thông tin trong một cơ sở dữ liệu, đảm bảo thông tin khả dụng ở mọi bộ phận trong ERP. Còn phần mềm kế toán thông thường sử dụng nhiều cơ sở dữ liệu đồng bộ hóa. Sự đồng bộ này đôi khi có xảy ra lỗi, đặc biệt khi có một dữ liệu cập nhật lớn.

[button url=”https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd7rzcYetE4NY3WqP-FvLdO1oNkZtl1Rj3PqaST2AIbdFqkBQ/viewform” target=”_blank” color=”green” size=”medium” border=”false” icon=”” btn_content=”TRẮC NGHIỆM – DOANH NGHIỆP ĐÃ SẴN SÀNG LỰA CHỌN ERP”]