LỢI ÍCH & THÁCH THỨC KHI ĐẦU TƯ HỆ THỐNG ERP

LỢI ÍCH & THÁCH THỨC KHI ĐẦU TƯ HỆ THỐNG ERP

Trong thời buổi công nghệ hiện nay việc áp dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp là vấn đề thiết yếu không chỉ đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn mà còn cần với các doanh nghiệp nhỏ muốn tăng năng suất hay quản lý tốt hơn nguồn lực của mình. Sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp đang là xu hướng giúp củng cố nội lực, tăng tính hiệu quả trong việc tiếp nhận và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, khi doanh nghiệp tăng trưởng, mở rộng ERP được xem là cứu cánh trong thời kỳ hội nhập toàn cầu. Vậy lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP là gì?

1. NHỮNG LỢI ÍCH ERP MANG LẠI

1.1 Lợi ích tổng thể đối với doanh nghiệp

Việc ứng dụng và triển khai phần mềm ERP vào công tác quản lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả nguồn lực của mình. Nó là chìa khóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động bởi những lợi ích dài hạn như sau:

  • Thông tin được chia sẻ tập trung, tin cậy và tức thời (real-time): Hệ thống ERP là mô hình cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ. Bởi thế, các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau, mọi thông tin được kế thừa lẫn nhau. Phần mềm không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng phân tích dữ liệu phức tạp và các báo cáo đa dạng. Mọi thông tin của doanh nghiệp đều được cập nhật, khai báo, kiểm duyệt qua những bộ phận, phòng ban và người được ủy quyền kiểm soát/phê duyệt. Hệ thống kiểm soát nội bộ trên một ứng dụng phần mềm, từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt mọi thông tin nhanh chóng, kịp thời, đáng tin cậy và đưa ra quyết định kịp thời.
  • Giảm thiểu chi phí hoạt động: Đây là một trong những vấn đề sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống ERP thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.
  • Cải thiện sự tương tác với khách hàng và nhà cung cấp: Nếu như trước đây việc hợp tác có thể bị trì hoãn bởi sự thiếu thông tin, thiếu liên lạc, đặc biệt khi việc hợp tác bị chia nhỏ cho nhiều người phụ trách khác nhau. Với ERP, nhân viên có quyền truy cập dữ liệu ngay lập tức mà không phụ thuộc vào thời gian hay những đầu việc người khác đang làm. Thay vì chỉ thấy một góc nhỏ, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, tự tin hơn trong quá trình giao tiếp, trao đổi với khách hàng. Hệ thống ERP hiện đại còn có thể cho phép khách hàng, nhà cung cấp truy cập vào hệ thống để tự đặt hàng, đối chiếu công nợ, tra cứu lịch sử giao dịch, đề nghị hỗ trợ sau bán hàng, vv… giúp tạo trải nghiệm tối ưu cho khách hàng, nhà cung cấp đồng thời giảm tiết giảm đáng kể nguồn lực của doanh nghiệp liên quan đến những quy trình này.
  • Cải thiện quy trình làm việc: Các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với giao diện đơn giản, linh hoạt, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của mình từ xuất báo đến lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,… giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng năng suất lao động.
  • Bảo mật thông tin doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm quyền. Những phần mềm hiện đại đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được chính hãng cung cấp ERP lưu trữ với tiêu chuẩn bảo mật cao (tương đương dữ liệu của ngân hàng).
  • Mang đến sự hài lòng cho khách hàng: Nếu dữ liệu khách hàng và dữ liệu hàng tồn kho không nằm trên cùng một hệ thống nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi khách hàng. Việc sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp các thông tin liên kết, cập nhật chính xác, cung cấp góc nhìn toàn cảnh 360 độ cho từng khách hàng, từ đó chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn.
  • Loại bỏ sự dư thừa, lãng phí: Loại bỏ các công việc thủ công, cập nhật dữ liệu chính xác, không mất nhiều thời gian rà soát dữ liệu, hàng hóa, tổng hợp, phân tích báo cáo,…

1.2 Lợi ích đối với các phòng ban

Bên cạnh những lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp, dưới góc độ các phòng ban, phần mềm ERP cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cụ thể như sau:

Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

  • Giảm thời gian báo giá, hạn chế tình trạng chậm trễ trong quá trình giải quyết công việc từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
  • Mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều phòng ban trong tổ chức, giúp nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần.
  • Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động theo từng chiến dịch,…
  • Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng và tối ưu lượng hàng tồn kho.

Lợi ích đối với bộ phận sản xuất

  • Phân hệ quản trị sản xuất giúp công ty lên kế hoạch và tính toán chính xác công suất của máy móc và công nhân. Giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
  • Với việc sử dụng một phần mềm duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, phần mềm ERP sẽ tự động hóa mọi quy trình trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường.
  • Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo.
  • Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

  • Một doanh nghiệp đang trên đà phát triển rất dễ vấp phải sự sai sót trong thủ tục kế toán nếu các công việc được thể hiện thủ công, thông tin không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng,… Các báo cáo tài chính, đặc biệt là báo cáo quản trị làm nhân viên tiêu tốn quá nhiều thời gian, công sức, chất xám mà kết quả thu về không được đảm bảo. Khi sử dụng phần mềm ERP mọi thông tin được tích hợp đầy đủ, việc phân tích dữ liệu tự động, giúp hiệu suất làm việc nhân viên tăng lên và hạn chế sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong quá trình hạch toán thủ công.
  • Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn kho chính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu, từ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, giảm thiểu nợ quá hạn
  • Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác cho doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí lưu trữ sổ sách.
  • Có sẵn các dữ liệu tài chính giúp việc ra quyết định nhanh chóng, chính xác, đồng thời cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.
  • Tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính.

Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

  • Giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự, tính lương và giảm chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót trong quá trình tính lương.
  • Hệ thống ERP thường yêu cầu công ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phân quyền, phân công công việc rõ ràng, hạn chế trùng lặp công việc.
  • Giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân sự một cách hợp lý tùy vào nhu cầu của từng dự án.
  • Hệ thống ERP cho phép công ty và mỗi nhân viên tự quản lý các chỉ số KPIs của cá nhân, phòng ban và toàn doanh nghiệp, giúp cho việc theo dõi điều tiết nguồn lực được chính xác, hợp lý đồng thời đảm bảo việc khuyến khích, đánh giá kết quả công việc và các biên pháp điều chỉnh được đưa ra kịp thời (real-time).

2. NHỮNG THÁCH THỨC CỦA PHẦN MỀM ERP

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng đi cùng với đó vẫn còn rất nhiều hạn chế không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai.

Để thu được hiệu quả cao nhất khi áp dụng, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:

2.1 Chi phí đầu tư lớn

  • Hiện nay, đa số các phần mềm ERP công nghệ cổ điển có mức giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 User (người dùng). Hiện nay, xu hướng hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm ERP trên nền tảng Cloud của các hãng ERP hàng đầu thế giới (ví dụ như SAP Hana, Oracle Fusion và Oracle NetSuite Cloud ERP đang là giải pháp ERP số 1 thế giới trên công nghệ Cloud với mức đầu tư thấp hơn đáng kể chỉ khoảng vài trăm triệu cho đến một vài tỷ đồng).
  • Các phần mềm Cloud ERP mới phát triển đi sau thường có giá rẻ hơn, do thời gian phát triển và thử nghiệm còn quá ngắn (chưa đủ 10 năm) nên thường tồn tại khá nhiều vấn đề về độ hoàn thiện, hạn chế tính năng và lỗi phát sinh. Do vậy các doanh nghiệp thường tin tưởng vào những giải pháp có thời gian hoàn thiện, chau chuốt trên 10 năm để đảm bảo sự ổn định khi sử dụng.
  • Trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, có nhiều khoản chi phí đi kèm ví dụ như phí phần mềm, phí thuê tư vấn triển khai, phí đầu tư hệ thống server, phí tuyển dụng và trả lương nhân sự quản trị hệ thống ERP nội bộ, khi phần mềm được hãng nâng cấp lên phiên bản mới hơn, doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan để tương thích và sử dụng được nhiều cải tiến mới. Hiện nay, phần mềm ERP trên công nghệ Cloud đã giúp doanh nghiệp loại bỏ đáng kể các chi phí nêu trên, đó chính là lý do vì sao hàng loạt doanh nghiệp lựa chọn ERP trên công nghệ Cloud khi quyết định triển khai ERP.

2.2 Thời gian triển khai

  • Quá trình triển khai sử dụng phần mềm ERP phải trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm đối với các doanh nghiệp lớn sử dụng giải pháp ERP công nghệ cũ (on-premise).
  • Mức độ ứng dụng phần mềm ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp. Có một số doanh nghiệp chỉ dùng phần mềm ERP nhưng không biết cách vận dụng để đáp ứng nhu cầu của họ, mà phải sử dụng song song một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán) để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó năng lực của đơn vị tư vấn triển khai ERP đóng vai trò quan trọng để phần mềm ERP được cấu hình đáp ứng các yêu cầu nội bộ đồng thời đảm bảo số lượng cổng tích hợp (API) sẵn sàng để tích hợp với các giải pháp bên ngoài, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc, và điều này không hề dễ dàng với các phần mềm ERP mới phát triển. Một số phần mềm hàng đầu trên thế giới thường cung cấp hàng trăm cổng API sẵn sàng kết nối, tích hợp với các phần mềm chuyên dụng khác.

2.3 Thu lợi từ ERP

Phần mềm ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến và phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là quản lý hoạt động với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó. Ví dụ, nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã chỉ ra rằng phải mất đến 8 tháng triển khai mới thấy được lợi ích của ERP sau khi hệ thống được cài đặt. Nhưng số tiền tiết kiệm hàng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

Mọi vấn đề đều có hai mặt và phần mềm ERP cũng không phải ngoại lệ. Qua những lợi ích và hạn chế khi triển khai, các doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình. Những doanh nghiệp thành công sẽ có những lựa chọn bài bản và thông minh:

  1. Phần mềm ERP phải có thời gian phát triển, thử nghiệm và ứng dụng đủ dài (trên 10 năm) để chứng tỏ độ ổn định, khả năng ứng dụng và được thị trường chấp nhận.
  2. Phần mềm ERP phải ứng dụng công nghệ tiên tiến, thường các công nghệ cổ điển (on-premise) đi kèm với chi phí đầu tư cao, chi phí vận hành cao, tốn kém về thời gian và chi phí khi cần mở rộng phạm vi ứng dụng (khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, bổ sung ngành nghề, quy trình vận hành mới vv…). ERP trên công nhệ Cloud sẽ là lựa chọn vượt trội về tính năng cũng như chi phí sở hữu, vận hành hệ thống được tiết giảm khoảng 50% – 60% so với phần mềm ERP sử dụng công nghệ on-premise
  3. Đơn vị tư vấn triển khai có kinh nghiệm với công nghệ ERP tiên tiến, phương pháp luận triển khai hiện đại sẽ giúp Doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí triển khai đồng thời đảm bảo khả năng thành công cao cho hệ thống ERP đáp ứng nhu cầu sử dụng dài hạn của doanh nghiệp.